D2Y合同会社（以下「当社」）は、当社が提供するサービス「Hallo AI」（以下「本サービス」）における利用者（以下「お客さま」）の個人情報の取り扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定めます。
第1条：個人情報の収集と利用目的
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、お客さまの個人情報を収集します。収集する個人情報は以下のとおりです:
氏名、メールアドレス、電話番号などの連絡先情報: 本サービスの利用にあたり、ユーザーとの連絡やサポートのために必要となります。これらの情報は、新規登録時や、お問い合わせの際に収集します。
会社名、部署名、役職などの所属情報: 本サービスの提供や、お客さまの利用状況の分析、サービス改善のために利用します。これらの情報は、新規登録時や、利用申込書の提出時に収集します。
AIモデルの学習のために提供されたデータ: お客さまが本サービスの利用にあたって提供したテキストデータ、画像データ、音声データなどを、AIモデルの学習に使用します※１。これにより、お客さまの業務に特化したAIアシスタントを提供できます。これらのデータは、お客さまが明示的に提供した場合にのみ収集します。
※１ チーム専用のワークスペースでのAIモデル学習のみに使われるため、ビジネスデータや会話内容はトレーニングに利用（保存）されません。
これらの個人情報は、本サービスの提供、サポート対応、サービス改善、新サービスの開発などの目的で利用します。具体的には、以下のような利用を想定しています:
本サービスの提供: お客さまが本サービスを利用するために必要な情報を管理し、サービスを提供します。例えば、ユーザー認証、ユーザー情報の管理、サービスの機能提供などに利用します。
サポート対応: お客さまからの問い合わせに対応する際に、お客さまの情報を確認して適切な対応を行います。例えば、問い合わせ内容の確認、回答の送付、問題の調査や解決などに利用します。
サービス改善: お客さまの利用状況や、いただいたフィードバックをもとに、サービスの改善を図ります。例えば、利用頻度の高い機能の改善、ユーザーインターフェースの最適化、新機能の企画などに利用します。
新サービスの開発: お客さまの利用状況から、ニーズを分析し、新しいサービスや機能の開発に役立てます。例えば、お客さまの業務内容や課題から、新しいAIアシスタントの機能を検討するなどに利用します。
当社は、お客さまの個人情報を、お客さまの同意なく、上記の利用目的の範囲を超えて利用することはありません。もしも、上記以外の目的で個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客さまに対して事前に通知し、同意を得るものとします。
また、当社は、個人情報の利用にあたっては、必要最小限の範囲に限定し、適切な管理のもとで利用します。個人情報の利用状況については、定期的に確認し、不要となった個人情報は速やかに削除するなど、適切な管理に努めます。
業務受託で取り扱う個人情報は、当該受託業務遂行のためにのみ利用します。（開示対象ではございません。）
なお、個別に利用目的をご通知または公表する場合には、その利用目的によるものとします。
第2条：個人情報の第三者提供 (現状要らないかもしれない)
当社は、お客さまの同意がある場合または法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。ただし、本サービスの提供に必要な範囲で、当社と秘密保持契約を締結した業務委託先に対して、個人情報を提供することがあります。
業務委託先に個人情報を提供する場合は、以下の措置を講じます。
業務委託先の選定: 個人情報の取り扱いについて、十分な信頼性と安全性を確保できる業務委託先を選定します。具体的には、業務委託先の情報セキュリティ体制、個人情報保護への取り組み、従業員教育の状況などを確認し、当社の基準に適合する業務委託先を選定します。
秘密保持契約の締結: 業務委託先と秘密保持契約を締結し、個人情報の取り扱いについて厳重な管理を求めます。秘密保持契約では、個人情報の利用目的、利用範囲、管理方法、漏洩時の対応などを明確に定め、業務委託先に遵守を求めます。
監督: 業務委託先における個人情報の取り扱いについて、定期的に監督を行います。具体的には、業務委託先の作業状況の確認、個人情報の管理状況の報告徴収、現地調査などを行い、適切な管理が行われていることを確認します。
また、以下のような場合には、個人情報を第三者に提供することがあります:
法令に基づく場合: 法令に基づく開示請求を受けた場合、必要な範囲で個人情報を開示することがあります。例えば、警察や裁判所からの開示請求に応じる場合などが該当します。
人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合: 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難である場合、必要最小限の範囲で個人情報を開示することがあります。例えば、事故や災害時に、関係機関に個人情報を提供する場合などが該当します。
当社は、個人情報の第三者提供にあたっては、提供する個人情報の内容や提供先、提供理由などを慎重に検討し、適切な対応を行います。また、第三者提供の状況については、適切に記録し管理します。
第3条：データの取り扱い
お客さまがAIモデルの学習のために提供したデータは、当社が責任を持って管理し、本サービスの提供以外の目的では使用しません。また、お客さまの要求があった場合は、速やかにデータを削除します。
お客さまが提供したデータは、OpenAIのChatGPTに学習させることがあります。ChatGPT上にアップロードされたデータの管理責任は負いかねますが、できる限りの設定と注意を払って取り扱います。具体的には、以下のような措置を講じます:
データの暗号化: お客さまが提供したデータを暗号化し、安全に保管します。暗号化には、業界標準の強力な暗号化アルゴリズムを使用し、適切な鍵管理を行います。
アクセス制限: データへのアクセスを、必要最小限の担当者に限定します。アクセス権限の設定は、業務上の必要性に基づいて行い、定期的に見直しを行います。
適切な設定: ChatGPTへのデータのアップロードに際しては、OpenAI社にデータを提供せず独自のChatGPTを構築するなどの、その為の適切な設定を行い、データの流出や悪用を防ぎます。例えば、データの公開範囲を限定する、データの利用目的を明確にするなどの設定を行います。
また、当社は、お客さまが提供したデータの取り扱いについて、以下のような対応を行います。
利用目的の限定: お客さまが提供したデータは、本サービスの提供のために必要な範囲でのみ利用します。本サービスの提供に必要のない利用は行いません。
利用期間の限定: お客さまが提供したデータは、本サービスの提供に必要な期間のみ保管し、不要となったデータは速やかに削除します。
第三者提供の制限: お客さまが提供したデータを、お客さまの同意なく第三者に提供することはありません。
安全管理措置: お客さまが提供したデータの漏洩、滅失、毀損などを防ぐため、適切な安全管理措置を講じます。
当社は、お客さまが提供したデータを、責任を持って管理し、お客さまの信頼に応えられるよう、最大限の努力を払います。また、データの取り扱いについては、定期的に点検・評価を行い、継続的な改善に努めます。
①保有について：
当社がお預かりした個人情報は、別途定めがあるものを除き、契約終了時にすべてに削除されます。
第4条：セキュリティ対策
当社は、個人情報の取り扱いにおいて、適切なセキュリティ対策を講じ、個人情報の漏洩、滅失、毀損等のリスクに対処します。具体的には、以下のような対策を行います。
アクセス制御: 個人情報へのアクセスを、業務上必要な担当者に限定し、アクセス権限を適切に管理します。アクセス権限の設定は、最小権限の原則に基づいて行い、定期的に見直しを行います。
暗号化: 個人情報を暗号化して保管し、不正なアクセスを防止します。暗号化には、業界標準の強力な暗号化アルゴリズムを使用し、適切な鍵管理を行います。
バックアップ: 個人情報の滅失や毀損に備え、定期的なバックアップを行います。バックアップデータは、暗号化して安全に保管します。
教育・監督: 従業員に対して、個人情報の取り扱いについての教育を行い、適切な取り扱いを徹底します。また、定期的に監督を行い、不適切な取り扱いがないことを確認します。
これらのセキュリティ対策は、個人情報を取り扱うすべてのシステムや業務プロセスを対象として行います。また、セキュリティ対策の実施状況については、定期的に点検・評価を行い、継続的な改善に努めます。
万一、個人情報の漏洩などのセキュリティ事故が発生した場合は、必要かつ適切な措置を講じます。
当社は、個人情報の保護を経営上の重要課題と位置づけ、セキュリティ対策の継続的な改善に取り組みます。
第5条：個人情報の開示、訂正、削除
お客さまは当社に対して自己に関する個人情報を開示するよう請求することができます。
開示と訂正・削除で文を分けるといいかも お客さまは、自己の個人情報について、開示、訂正、削除を求める権利を有します。当社は、お客さまからの請求に基づき、速やかに対応します。ただし、法令に基づき保存が義務付けられている情報については、削除できない場合があります。
個人情報の開示、訂正、削除を求める場合は、以下の手順で請求を行ってください:
請求方法: 本ポリシー末尾に記載の問い合わせ窓口に、メールにて請求をお送りください。請求の際は、開示、訂正、削除のいずれを求めるのか、対象となる個人情報の内容、請求の理由などを明確にしてください。
本人確認: 請求にあたっては、本人確認を行わせていただきます。運転免許証、パスポートなどの本人確認書類の提示をお願いする場合があります。本人確認書類は、請求の目的以外には使用しません。
請求への対応: 当社は、請求を受けた後、速やかに個人情報の開示、訂正、削除を行います。ただし、以下のような場合は、請求に応じられないことがあります: 本人確認ができない場合 請求の対象となる個人情報が存在しない場合 個人情報の開示、訂正、削除に多額の費用を要する場合 他の法令に違反することとなる場合 本サービスの提供に支障を及ぼすおそれがある場合
回答方法: 開示、訂正、削除の結果については、原則としてメールにてご連絡いたします。開示の場合は、個人情報の内容を記載したデータをメールに添付します。
また、当社は、個人情報の開示、訂正、削除の請求に関して、以下のような対応を行います:
手数料: 個人情報の開示、訂正、削除の請求に関しては、原則として手数料は頂きません。ただし、請求に応じることが困難な場合や、多額の費用を要する場合は、実費を請求することがあります。
当社は、お客さまの個人情報の開示、訂正、削除の権利を尊重し、適切に対応してまいります。また、請求への対応状況については、適切に記録し、管理します。
なお、契約終了後は全ての情報を削除するため、以降は該当しないものとする。
第6条：本人が個人情報を与えることの任意性について
当社では、ご自身の判断により個人情報のご提供可否を選択できます。ただしご提供いただけない場合には、お問合せ等に適切なご対応ができない可能性がございますのでご了承下さい。
第7条：プライバシーポリシーの変更
当社は、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。変更した場合は、本Webサイト上で告知するとともに、重要な変更については、お客さまに対して通知します。
本ポリシーの変更は、以下の手順で行います:
変更内容の検討: 当社は、法令の改正、技術の進歩、サービスの変更などを踏まえ、本ポリシーの変更内容を検討します。検討にあたっては、お客さまの個人情報の保護と、サービスの利便性の両立を図ることを基本方針とします。
変更内容の決定: 変更内容の検討結果を踏まえ、当社の個人情報保護管理者が変更内容を決定します。
お客さまへの通知: 重要な変更を行う場合は、お客さまに対して、メールなどで通知を行います。通知は、変更の内容や理由、変更後の本ポリシーの適用開始日などを明示します。
告知: 変更後の本ポリシーは、本サービス上で告知します。告知は、本サービスのトップページや、個人情報の入力画面などに掲載します。
適用: 変更後の本ポリシーは、告知した適用開始日から適用されます。
当社は、本ポリシーの変更にあたっては、お客さまの個人情報の保護に配慮し、適切な対応を行います。また、変更の履歴については、適切に記録し管理します。
第8条：お問い合わせ
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、以下の連絡先にご連絡ください。 D2Y合同会社 個人情報問い合わせ窓口 メール: contact@d2yllc.com
お問い合わせいただいた内容については、以下の対応を行います。
受付: お問い合わせを受け付けた後、速やかに受付完了のご連絡を行います。受付完了のご連絡は、原則として1~5営業日以内に行います。
内容の確認: お問い合わせ内容を確認し、必要な情報を整理します。内容の確認にあたっては、お問い合わせいただいた方に追加の情報提供をお願いする場合があります。
回答: お問い合わせ内容に対する回答を、メールにてご連絡いたします。回答は、原則としてお問い合わせを受け付けてから2週間以内に行います。ただし、お問い合わせ内容によっては、2週間以上の時間を要することがあります。その場合は、遅滞なくその旨をご連絡いたします。
対応: お問い合わせ内容に基づき、必要な対応を行います。対応にあたっては、お問い合わせいただいた方に経過をご報告することがあります。
当社は、お客さまからのお問い合わせを真摯に受け止め、誠意を持って対応してまいります。
また、お問い合わせへの対応状況については、適切に記録し、管理します。
附則 本ポリシーは、2025年4月1日より適用されます。
以上が、Hallo AIのプライバシーポリシーです。当社は、お客さまの個人情報の保護を重要な責務と考え、本ポリシーに基づいて適切に個人情報を取り扱ってまいります。
本ポリシーに関してご質問やご意見がある場合は、上記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。また、当社の個人情報の取り扱いについてご不明な点がある場合も、お問い合わせ窓口までご連絡ください。
当社は、お客さまの皆様に安心して本サービスをご利用いただけるよう、個人情報の保護に全力で取り組んでまいります。
引き続き、D2Y合同会社をどうぞよろしくお願いいたします。